Los sistemas de videovigilancia en las empresas están orientados principalmente a la seguridad y deben cumplir con normas de privacidad de datos. Las bases de datos tienen que ser registradas en la Unidad Reguladora de Datos Personales y el acceso a las grabaciones debe estar limitado. Por otra parte, las empresas enfrentan desafíos en la protección de datos personales debido al avance de la inteligencia artificial y la gestión de información en la nube. El gerente senior del Departamento de Asesoramiento Tributario y Legal de KPMG, Juan Manuel Mora, profundizó sobre estos temas en diálogo con La Mañana.
¿Cómo funcionan los sistemas de videovigilancia en las empresas?
En Uruguay, los sistemas de videovigilancia se utilizan por temas de seguridad, más que para un control directo hacia los trabajadores, aunque eso se podría hacer también. Hay algunas cosas que las empresas deben tener en cuenta. En primer lugar, se pueden instalar en cualquier espacio dentro de la empresa, pero tienen algunas limitaciones: no se pueden instalar en baños ni en vestuarios o similares, tampoco dentro del local sindical que puede tener la empresa, en el comedor ni en lugares públicos –en realidad, hay una cierta tolerancia si hay una cámara instalada en un lugar público, pero tiene que apuntar directamente a la puerta de acceso a la empresa–.
¿Cuáles son los requisitos legales para su funcionamiento?
La ley considera que la voz y la imagen captadas por ese medio son datos personales. Entonces, estas bases de datos que se generan por la imagen y por el sonido que toman las cámaras de videovigilancia se tienen que inscribir en la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales. La norma también establece que se deben colocar señales que pongan de manifiesto que el área en la que se encuentran las cámaras está siendo videovigilada. Además, las empresas deben tener un responsable de esa base de datos, que va a decidir quiénes son las personas que pueden tener acceso a esos datos personales que capta la videovigilancia. El acceso a las imágenes, sobre todo cuando se hace en vivo, se tiene que restringir al mínimo indispensable para el control, es decir, no debería ser algo que esté abierto a una gran cantidad de personas. La conservación de las imágenes se tiene que hacer por un tiempo prudencial, un tiempo mínimo imprescindible. Cada tanto se borran las memorias y se va eliminando la captación de imágenes y sonidos que se ha hecho de determinado período, dependiendo de la situación.
En caso de que el sistema no esté registrado, ¿qué sanción le puede caber a la empresa?
La Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales puede sancionar incluso con multa si detecta, por ejemplo, que la videovigilancia no está registrada. Y, además, si la empresa quisiera utilizar en un juicio imágenes o sonidos captados por esa base de datos no registrada, se podría dar lugar a una discusión acerca de si se trata de una prueba lícita o no.
¿Los videos captados por estos sistemas suelen utilizarse como pruebas legales?
Sí, se utilizan, sobre todo si la empresa quiere demostrar que un trabajador ha incurrido en notoria mala conducta. Obviamente que la empresa también está obligada a entregar ese material si es requerido por la Justicia. Pero se utiliza frecuentemente como prueba más que nada en procesos laborales. Y ahí también hay que tener en consideración que, a pesar de que a veces se parte de la idea de que se requiere el consentimiento del trabajador para que se instalen las cámaras, en realidad, eso no es así. La norma no lo exige. Sí existe el deber de informar previamente, no se puede hacer de forma oculta o secreta de un día para el otro.
¿Hay una tendencia hacia una mayor utilización de este tipo de sistemas?
Sí, cada vez más se instalan y cada vez más se utilizan como prueba, sobre todo en juicios laborales. Si bien las empresas lo que suelen esgrimir es que se hace por un tema de seguridad más que por el control de los trabajadores, luego la captación puede utilizarse para otras cosas, pero cada vez es más normal.
En otro orden, ¿cuáles son las principales obligaciones que las empresas deben cumplir al manejar datos personales?
Lo primero que tienen que hacer es requerir los datos personales que son estrictamente necesarios para la función. Hay algunos datos que está prohibido pedir. Por ejemplo, una práctica que en algún tiempo fue habitual era que cuando la persona que se postulaba a un trabajo era una mujer se le requería la información sobre si estaba embarazada o si pensaba ser madre en determinado tiempo. Eso ahora está prohibido. Después, datos que son sensibles de los trabajadores, como la religión, la orientación sexual, la raza y demás, no se le deberían solicitar al trabajador porque no hacen a la tarea. Distinto es en lo que respecta a los antecedentes por enfermedad, que en algún caso puede estar justificado que se le solicite al trabajador esa información, dependiendo de la tarea que vaya a realizar.
¿Por ejemplo?
Por ejemplo, si la tarea está expuesta a determinado riesgo, donde un trabajador va a trabajar en altura, se le tiene que consultar si sufre de vértigo.
¿Cuáles son las obligaciones de la empresa con respecto a la base de datos?
La base de datos con la información de los trabajadores se tiene que inscribir en la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales. Lo que se inscribe es la base de datos y cuáles son los datos que se registran, pero no los datos personales. Es decir, la empresa no le tiene que dar a la unidad reguladora todos los datos de sus trabajadores. Asimismo, tiene que haber un responsable de esa base de datos y la cantidad de personas que puedan acceder a ella tiene que estar limitada. Y se tiene que almacenar allí la información estrictamente necesaria. Hay datos que la empresa necesariamente debe tener del trabajador, por ejemplo, saber si está casado, si tiene un concubino o concubina, si tiene hijos, porque de eso van a depender las deducciones del IRPF o la tasa que va a tener que pagar del Fonasa.
¿Cuáles son las sanciones previstas en caso de que una empresa no cumpla con los estándares de protección de datos personales?
Si se detecta que hay una violación del estándar de protección de datos personales, la empresa puede ser multada.
¿Cuáles son los principales desafíos en lo que hace a la protección de datos personales en esta época en que está creciendo la inteligencia artificial? ¿Esto impacta de alguna manera?
Sí, hay varios desafíos en los que cada vez más las empresas tienen que poner el foco. Primero, la protección de la base de datos, porque, como es sabido, las bases de datos con información personal tienen un valor económico y pueden ser hackeadas o robadas. Las bases de datos generalmente están en servidores que pueden estar en la nube y eso conlleva un desafío mayor de protección.
Este tema cobra cada vez mayor relevancia, sobre todo porque a veces no hay conocimiento de esta normativa por parte de las empresas, pero en caso de incumplimiento pueden llegar a ser multadas.
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