Archivólogos manifestaron su preocupación por el episodio registrado la pasada semana en pleno centro de la capital y advierten que hay una serie de eventos que evidencian una falta de aplicación de las políticas en materia de gestión documental. Por otra parte, la conservación y los procesos de digitalización generan una serie de dificultades que deben ser encaradas por las autoridades.
El mediodía del lunes 14 se produjo un incendio en el subsuelo del Palacio de los Tribunales (frente a la Suprema Corte de Justicia) que obligó al desalojo de los trabajadores de la Oficina de Recepción y Distribución de Asuntos, los Juzgados Civiles, los Tribunales de Apelaciones y el Centro de Estudios Judiciales.
Según informaron desde el Poder Judicial, en el subsuelo se archivan expedientes judiciales de la materia civil que corresponden a los últimos cinco o seis años de actividad, así como ficheros con registros sobre trámites de mayor antigüedad. Bomberos inició una investigación para conocer las causas del siniestro y todavía no se cuantificaron las pérdidas totales generadas por el fuego.
En un comunicado publicado la misma jornada en la que ocurrió el incendio en el archivo del Poder Judicial, la Asociación Uruguaya de Archivólogos (AUA) hizo referencia a diversas situaciones suscitadas en diferentes organismos que ocurrieron en las últimas semanas, como en el caso de la rotura de documentos en la Unidad Reguladora de Servicio de Comunicaciones (URSEC), las actas de Tribunales de Honor en el Ministerio de Defensa, y el reciente incendio en el subsuelo del Palacio de los Tribunales.
Para los archivólogos nucleados en la AUA, estos episodios “evidencian la falta de aplicación de las políticas en materia de gestión documental” y, además, la “falta de profesionales bajo la dirección técnica de los archivos”, tal como indica el artículo 7 de la Ley 18.220, y los artículos 6 y 13 del decreto 355/012.
En la carta pública también expresaron que “estas situaciones han puesto al descubierto una vez más, que no se ha cumplido lo dispuesto por el artículo 1° de la Ley 18.220, donde se establece que es deber del Estado la conservación y la organización del Patrimonio Documental de la Nación y de los documentos de gestión como instrumentos de apoyo a la administración, a la cultura, al desarrollo científico y como elementos de prueba, garantía e información”.
A su vez, los archivólogos manifestaron su preocupación por la falta de reconocimiento hacia los profesionales de archivo, como ordena la Ley 19.768. La normativa define la formación académica, las competencias y las responsabilidades de los archivólogos, y la disposición de estos en ente público que requiera sus servicios; los que deberán cubrir los cargos y funciones con profesionales que tengan título de Archivólogo o licenciado en Archivología.
Desde la AUA sostienen que debería ser “prioritaria” la creación de cargos y contratación de los profesionales en el área para asegurar el cumplimiento de las leyes vigentes, y generar una “evolución”, que entienden necesaria, para la gestión de los documentos, la transparencia del Estado, el ejercicio del gobierno abierto y el goce de sus ciudadanos del derecho de acceso a la información.
En Uruguay “nadie valora los archivos”, según el director del AGN
El director del Archivo General de la Nación (AGN), Alberto Umpiérrez, indicó que posiblemente “había demasiados papeles en un espacio muy reducido y muy inadecuado; entonces claro, cualquier chispita, cualquier cosa que pase, genera un incendio”. Cabe señalar que los archivos de Tribunales u otros de gestión de distintos entes públicos nada tienen que ver con la responsabilidad del AGN.
Umpiérrez agregó que “probablemente hubiera personal poco calificado para la tarea de ordenar esos expedientes”. “Después hay otra cuestión que tiene que ver con protocolos de los propios bomberos”. “Si vos apagás con agua un incendio de expedientes de cualquier tipo de documentación en papel, la terminás de arruinar”. “Lo que no destruyó el fuego lo destruye el agua”, advirtió.
El director manifestó que es “bastante lógico” que los archivólogos estén promoviendo su profesión. Sin embargo, le parece que “están pidiendo vender la frutilla antes de vender la torta”. Porque el problema mayor que hay en Uruguay con respecto a los archivos “es que nadie los valora”. Considera en este sentido que en la mayor parte de la gente y de los políticos hay un “desinterés” y se suele considerar que un archivo es un “depósito de papeles”.
El licenciado en gerencia y administración e historiador también entiende que “hay un prejuicio de que hay que digitalizar todo, y una vez que se digitalice todo, hay que prender fuego los papeles y terminar con el asunto, entonces nadie está dispuesto a gastar plata en espacio” para archivos físicos.
El director indicó que “ni cerca” se ha podido digitalizar todo y que actualmente “no se está poniendo personal para hacer ese trabajo”. Sin embargo, “hay algunos archivos que sí están digitalizados, o por lo menos en buena medida”. “Desde hace unos cuantos años se está digitalizando, se están creando expedientes electrónicos, sin perjuicio de que se mantiene el papel también”.
Umpiérrez señaló que “este año se aceleró la intención de digitalizar todo lo que se pueda por el tema de la pandemia”. “En el archivo judicial estamos en un proceso ya bastante avanzado de digitalización y, sobre todo, sistematización de todo lo que son índices, porque para la gente es muy importante poder saber cuál es el número de archivo de determinado expediente que está buscando”.
Desde ese punto de vista, lo que se busca es tratar de poner a disposición del público la mayor cantidad posible de documentación, catalogada con índices e inventarios para que la gente “sepa dónde está y no tenga que venir hasta acá a buscarla. Y eso para nosotros es mejor porque se conserva mejor la documentación”. “Los archivos son un servicio para la ciudadanía”, indicó Umpiérrez y “son garantía de seguridad jurídica y continuidad de la institucionalidad del país”.
El problema de los formatos y los soportes digitales
El director del AGN indicó que el problema también “es que la informática no puede garantizar la conservación por mucho tiempo de un expediente”, debido a que muchos archivos fueron guardados en formatos que ya no se pueden leer, por ejemplo, archivos creados desde que empezaron a haber computadoras personales, en diskettes de 5 1/4, de 3 1/2, en CDs y en cintas, inclusive.
“Ya no existe la tecnología para ver esos discos, y si hay te cuesta carísimo. Hay muchas instituciones que digitalizaron en la década de los 90, y principio de este siglo, y no pueden acceder a esa información porque está guardadas en cintas y, hoy en día, no conseguís ninguna máquina que las lea”, dijo Umpiérrez. Sostiene que “el problema de la digitalización es que tenes que estar permanentemente cambiando de soporte y de formato de programación”.
Además, señaló que los archivos digitales si se llenan de hongos se dañan y esa información se pierde, pero cuando un papel se llena de hongos se puede limpiar y el contenido no se pierde. “Tenemos papeles de hace trescientos años que los podés leer perfectamente, pero un CD se te llena de hongos y toda la información que tenías la perdiste por más que lo limpies”, dijo el director. “Lo digital se pierde con mucha mayor facilidad y en mayor volumen que el papel. A la larga, es más barato conservar papel que conservar archivos digitales”.
Para Umpiérrez, el asunto es “tener claro qué es lo que vas a guardar en primer lugar”, porque “el sistema legal uruguayo justamente está armado para que cada institución tenga unas tablas de plazos precaucionales para cada tipo de documentos”, pero explicó que se aplica en pocos casos y que “hay muy pocas instituciones que hayan creado una comisión de evaluación documental institucional, que es lo que manda la ley”. La Presidencia de la República “recién este año creó la comisión de evaluación documental institucional”, señaló.
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